Как правильно передать дела при увольнении

Мнение эксперта
Надежда Тихонова
Эксперт по трудовому правуЮрист по трудовым спорам и консультант по трудовому праву на сайте.
Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.

Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно.

Или звоните по телефону:

+7 (499) 403-37-32 - Для жителей Москвы и МО

+7 (812) 429-73-20 - Для жителей Спб и области

Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Читайте также:   Увольнение при переезде: как всё сделать правильно

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

  1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
  2. Увольнение материально-ответственного лица.
ВАЖНО! Прием-передача дел должны производиться в присутствии других работников предприятия, т. е. при свидетелях.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

Процедура несложная:

  1. для начала процесса необходимо создать комиссию — издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
  2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
  3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
  4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
  5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • положение о материальной ответственности;
  • порядок проведения инвентаризации.
Читайте также:   Можно ли забрать заявление об увольнении, когда передумал

Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

Что указывается в акте передачи

Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:

  • дата составления;
  • место, где происходит процедура;
  • ФИО и должности сторон;
  • в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе;
  • формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню;
  • кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».

Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.

ВАЖНО! При отсутствии каких-либо документов это необходимо отразить в акте.

Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.

Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.

Образец акта передачи дел при увольнении

Образец акта передачи дел при увольнении

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

Читайте также:   Как составляется письмо приставам об увольнении должника

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

  • учредительную документацию;
  • первичку;
  • в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии;
  • доверенности;
  • договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).

Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.

акт передачи дел директора

При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.

Особенности передачи дел главного бухгалтера

Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:

  • первичные бухгалтерские документы;
  • балансовые отчеты;
  • статистические отчеты;
  • налоговые декларации;
  • журналы учета;
  • годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность;
  • наличные деньги, чековые книжки, денежные документы;
  • бухгалтерские реестры;
  • уставные документы;
  • ценные бумаги;
  • штампы, печати, ключи от сейфов.

В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.

образец акта передачи дел бухгалтера

Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.

Законодательная база

Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.

  1. Ст. 277 ТК РФ — закреплены обязанности материально-ответственных лиц. При передаче дел необходима инвентаризация.
  2. П. 22 Методические указания № 119н от 28.12.2001 г. — отображен порядок проведения инвентаризации при передаче дел.
  3. П. 4. ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. — регулируется обязанность составления акта, если в списке передаваемых дел фигурируют бухгалтерские документы.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: