Как оплачивается неотгуленный отпуск при увольнении

В силу специфики многих предприятий штатные работники не могут полноценно отдохнуть и использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме. В результате к моменту увольнения у некоторых накапливаются достаточно солидные периоды «неотгуленного» отдыха за прошлые года, о которых то же руководство предусмотрительно предпочитает забыть.

Но требования закона обязывают предоставить все гарантии, определенные ТК РФ, включая и все дни отдыха в особом порядке, который предусмотрен законом для лиц, расторгающих трудовой договор.

Можно ли получить компенсацию за «неотгуленный» отпуск при увольнении

В силу ст. 127 ТК РФ работник при увольнении может реализовать свое право за неиспользованные (неотгуленные) дни отдыха двумя способами:

• В виде денежной компенсации, которая рассчитывается исходя из среднего заработка за каждый день отпуска;
• В натуре, то есть посредством отдыха.

Согласно Письму-разъяснению Федеральной службы по труду №5277-6-1 предоставление отпуска с последующим расторжением трудового контракта является правом работодателя, а не обязанностью, поэтому в некоторых ситуациях в отпуске могут и отказать, а вот компенсацию выплатить обязаны.

При этом, следуя буквальному трактованию ст.127 ТК РФ, на многих предприятиях при высвобождении сотрудникам предпочитают выплачивать именно денежную компенсацию, а не предоставлять отпуск с последующим увольнением. Подобная практика сложилась по следующим причинам:

1. Работник фактически числиться на предприятии еще более месяца, но уже не выполняет свои обязанности, и отозвать его производственной необходимости не представляется возможным.
2. При увольнении с компенсацией работник исключается из штата уже на следующий день и можно принимать другого сотрудника. Если же предоставляется отпуск с увольнением, нового служащего придется брать по окончанию отпуска прежнего либо же первоначально на основании срочного договора на время отпуска с последующим оформлением еще одного приказа уже о заключении трудового договора на постоянной основе и соответственно дополнительным соглашением к первоначальному документу.
3. Документально оформить стандартное увольнение с выплатой компенсацией проще, так как нужно составить всего лишь заявление и приказ об увольнении, а компенсация будет начислена по расчетному листу. При предоставлении отпуска, приказа будет издаваться два, отдельно по отпуску и по высвобождению.
4. Компенсация при увольнении рассчитывается пропорционально к отработанному периоду, а при оформлении отпуска с последующим высвобождением, отдых предоставляется весь целиком, что предполагает возможные вычеты.

Следуя разъяснениям, представленным в ч.1 письма №5277-6-1 Роструда последним рабочим днем для работников, оформивших отпуск с последующим увольнением, является конечный день отпуска, несмотря на то, что все расчету произведены перед уходом на отдых. Именно поэтому должность станет вакантной только после окончания отпуска.

Увольняющимся работникам также намного удобнее расторгать трудовой договор сразу же, а не числиться в штате бывшего работодателя несколько недель. Ведь если вдруг предложат подходящую должность, ожидать окончания отпуска по прежнему месту работы никто не будет. К тому же при наличии приказа об увольнении можно сразу же стать на Биржу труда и ожидать выгодных предложений либо же выставить свою кандидатуру на ярмарку вакансий в социальных сетях.

Законодательная база

Во исполнение ч.5 ст.37 Конституции РФ каждый штатный сотрудник, занятый в режиме официального трудоустройства вправе претендовать на ежегодный отпуск, протяженность которого определяется исходя из особенностей занятости и норм закона. При этом в случае, если трудящийся по какой-либо причине не имел возможности воспользоваться отдыхом до момента высвобождения, права на отпуск он не утрачивает, о чем гласит ст.127 ТК РФ.

Но по закону работник вправе претендовать не только на основной отпуск, но и на дополнительный, если его занятость сопряжена с определенными факторами, отклоняющимися от нормы. Так в частности, в ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков, которые предоставляются трудящемуся не только в течение постоянной занятости, но и при высвобождении в обязательном порядке:

1. Основной отпуск, минимальная протяженность которого составляет 28 дней в силу ст.115 ТК РФ;
2. Дополнительный отдых при наличии вредных факторов на рабочих местах в рамках ст.117 ТК РФ до 7 суток;
3. Дополнительный отпуск за особый характер занятости, который присущ отраслям горной промышленности, а также железнодорожникам и водителя в порядке ст.118 ТК РФ;
4. 3 дня отдыха в год при наличии ненормированного режима труда во исполнение ст.119 ТК РФ;
5. Отпуск за работу в особых климатических условиях, а именно в северных районах от 16 до 24 календарных дней во исполнение ст.321 ТК РФ.

При этом все вышеперечисленные отпуска в процессе начисления компенсации не берутся в полном объеме, а рассчитываются пропорционально отработанному времени согласно норм п.29 Правил об отпусках№169.

Так, к примеру, тот же отпуск за вредные условия предоставляется протяженностью 7 календарных дней ежегодно. Однако, при исчислении стажа, дающего право на указанный вид отдыха, учитывается только фактически отработанное в опасных условиях время во исполнение Письма-разъяснения Минтруда РФ №14—2/В-1045. То же правило применяется и в отношении иных дополнительных отпусков. Но компенсация за неиспользованный (неотгуленный) ежегодный отпуск может быть начислена и за весь год при определенных обстоятельствах, прописанных в п.28 Правил об отпусках №169.

Как рассчитать количество неиспользованных дней

Мало кто из работников фиксирует остатки отпусков за прошлые года и знает, как рассчитываются дни отдыха за текущий год, учитывая определенную специфику вычисления периодов каникул для некоторых категорий сотрудников. Не располагает определенной информацией и бухгалтерия, они только начисляют компенсацию при увольнении либо же отпускные на количество уже рассчитанных дней отпуска.

Именно поэтому на начальном этапе, на основании заявления трудящегося вычисления дней отпуска, подлежащего компенсации производит инспектор отдела кадров на специальном бланке – увольнительной либо же отпускной записке. Но прежде чем итог будет выведен, специалист произведет расчет трудового стажа, который имеет определенные особенности, влияющие на последующее количество дней отдыха.  

Трудовой стаж

С точки зрения многих работников отчетным периодом, за который и рассчитываются дни отпуска, является календарный год, но это ошибочное мнение. У каждого сотрудника есть свой индивидуальный промежуток времени, который называется рабочим годом.

Данный показатель рассчитывается с момента приема трудящегося на должность и до даты увольнения, таким образом, составляя целый год либо же несколько.

Во исполнение ст.122 ТК РФ оформить отпуск полной протяженности на первом году работы сотрудник может уже через полгода занятости, а за второй и последующие согласно графика в любое время года уже без учета индивидуального рабочего периода. При этом, несмотря на оформление отпуска даже менее чем через шесть месяцев в последующие месяцы работы, предполагается, что сотрудник должен отработать весь год, поэтому часть отдыха как бы предоставляется авансом.

Если сотрудник увольняется, не отработав полный рабочий период, дни нереализованного отдыха могут быть рассчитаны несколькими способами:

1. Если отпуск при увольнении еще не был оформлен в текущем году, к учету принимается только фактически отработанное время, то есть с даты приема по день увольнения. К примеру, сотрудник принят 10.04.2015г., увольняется 07.11.2019г. Предоставлялось 4 отпуска за предыдущие года, то есть до 10.04.2019 г. отдых реализован полностью. Компенсация будет рассчитываться за период с 10.04.2019 г. по 07.11.2019 г., то есть за 6 месяцев и 27 дней.
2. Если отпуск в текущем году уже был реализован, но полный год не отработан, компенсировать по сути нечего, ведь отдых был реализован авансом. В подобной ситуации компенсация не начисляется, более того из последней зарплаты вычитывают часть отпускных которые были выплачены ранее. К примеру, сотрудник отработал только полгода, но использовал все дни отпуска, при расчете с него вычтут отпускные за 14 дней.
3. Если вместо денежной компенсации работнику предоставляется отпуск с последующим увольнением. При описанных обстоятельствах, отдых оформляется в полном объеме, то есть 28 дней, а вот компенсация рассчитывается только пропорционально отработанному времени. Допустим, отработано 8 месяцев, отпуск предоставляется полной продолжительности, а вот отпускные начисляются только за 19 дней (18,64 после округления). Данные правила применяются на основании ч.2 письма разъяснения Федеральной службы по труду №5277-6-1.

Отдельно стоит отметить порядок округления месяца до полного в случае, если отработан не весь месяц. Так в Письме-Разъяснении Федеральной службы по труду № 944-6 указано, что если работником отработано менее 15 дней в месяце, указанный период исключается и при подсчете не учитывается вовсе, если же отработано более 15 дней, месяц округляется до полного и соответственно берется в расчет.

Дробные числа могут образовываться не только при подсчете стажа в месяцах, но и при расчете количества дней отпуска, учитывая, что за каждый месяц полагается по 2,33 дня. А ведь есть еще дополнительные отпуска, к примеру, 7 дней за год, будут в итоге считаться как 0,58 дня ежемесячно.

Если количество дней отпуска после окончательного суммирования имеет итоговую сумму с остатком, следует руководствоваться нормами Письма Минздравсоцразвития РФ №4334-17, где указано, что округление дробных чисел до целых нормами ТК РФ не предусмотрено. Но предприятие имеет право на локальном уровне закрепить порядок округления, к примеру, в коллективном договоре либо же Положении о заработной плате.

В подобной ситуации округление всегда производиться не по правилам арифметики, а в сторону работника, даже если остаток составляет менее 0,5.

Что включается в отпускной стаж

Большинство работников считают, что отпуск предоставляется за календарный год со всеми его праздниками, возможными больничными и другими периодами, ведь, по сути, рабочее место же сохраняется, поэтому отдых должен предоставляться полностью. Но это не верно. На отпускной стаж, дающий право на отдых влияют несколько факторов, определенных на законодательном уровне.

В частности, в ст.121 ТК РФ сказано, что в стаж, который учитывается при расчете дней ежегодного отпуска, включаются следующие периоды:

• Фактическое время работы;
• Периоды предыдущего отдыха;
• Время болезни;
• Выходные и праздничные дни;
• Прогулы по вине работодателя, включая и случаи незаконного увольнения и последующего восстановления в прежней должности;
• Административные отпуска, но не более 14 дней в год.

В отпускной стаж не включаются:

1. Декретные отпуска;
2. В случае отстранения от работы по вине работника, оговоренные в ст.76 ТК РФ, то есть за появление в нетрезвом виде, отказ от медосмотра или прохождения обучения по технике безопасности, лишения права заниматься определенной деятельностью, водительских прав, к примеру, либо же патента.

Дополнительные отпуска в связи с тем, что они предоставляются только за труд в особых условиях, всегда исчисляются только за фактически отработанное в указанных условиях время на основании последнего абзаца ст.121 ТК РФ, а также Письма-разъяснения Минтруда РФ №14—2/В-1045.

Таким образом, при исчислении дополнительного отпуска не включается время болезни, и отпусков, а также всех иных периодов, которые работник не выполнял обязанности в особых условиях.

Кстати, в некоторых ситуациях, к учету принимаются даже не полные смены, а часы, если трудящийся выполняет обязанности в разных условиях.

Как рассчитать компенсацию за неотгуленный отпуск

Во исполнение ст.127 ТК РФ компенсация при расторжении трудового контракта должна выплачиваться за все дни отпуска, который не был реализован к моменту высвобождения. Но периоды, которые подлежат учету, могут быть разными, в виду чего применяется двойной расчет, по итогу которых, и высчитывается общая сумма. В частности, первый расчет включает в себя остатки за прошлые года, второй же расчет производиться уже за текущий год с учетом индивидуального рабочего периода трудящегося. Каждый из двух видов расчетов имеет свои особенности.

Порядок исчисления

На всех предприятиях ведется учет отпусков, которые должны быть представлены сотрудникам в текущем году и фактически использованы к концу декабря. Как правило, указанные данные отражаются в двух документах:

• Графике отпусков;
• Движении отпусков.

График в силу ст.123 ТК РФ составляется обязательно, более того утверждается руководством, а вот движение отпусков ведется для фактического учета и можно сказать для удобства кадровых работников, которые таким образом отслеживают не только использованные дни отпуска, но и остатки.

Нереализованные в свое время части отпусков могут образовываться следующим образом, благо закон, а именно ст.125 ТК РФ подобные ситуации допускает:

1. Разделение отдыха на части;
2. Отзыв из отпуска;
3. Перенос отдыха на будущий год по производственной необходимости.

При этом во исполнение ст.125 ТК РФ неиспользованные дни отпуска в текущем году, работодатель обязан предоставить в следующем, причем не позднее декабря. Кстати, отпуск уже за будущий год работнику также полагается. Об этом правиле кадровики знают, но без движения отпусков, об остатках отдыха забывают, в результате чего к моменту увольнения может образоваться достаточно солидный период, состоящий из нескольких отрезков.

К примеру, 10 дней за 2015 год и 7 дней за 2017 год. При подобных обстоятельствах, так называемые остатки обязательно суммируются и выводятся в итоговую сумму дней, которые подлежат компенсации при высвобождении.

Вторая часть расчетов относиться к уже индивидуальному рабочему периоду работника. То есть для начала кадровик исключает прошлые года, за которые отпуска уже использованы, а затем рассчитывает промежуток времени, на который отпуск еще не предоставлялся. Но при подсчете отражаются не только полные месяцы, а полностью весь период в годах, месяцах и днях. К примеру, на той же увольнительной записке может быть указано: 0 лет, 7 месяцев, 26 дней.

Дальнейшие расчеты уже по определению конкретного числа дней отпуска подлежащего компенсации производит бухгалтерия с учетом правил округления, по специальной методике с использованием формулы.

Следует учесть один нюанс. В силу ст.121 ТК РФ при расчете стажа дающего право на ежегодный отпуск период будущего отдыха, как правило, не учитывается, потому что расчет производиться на день оформления приказа. Однако если отпуск предоставляется с последующим увольнением, те же 28 дней следует изначально включить в общий рабочий период, потому что днем увольнения будет являться именно последний день отпуска.

Формула расчета

Расчет компенсации выглядит достаточно сложным, учитывая, что применяется несколько способов и даже специальная формула, но переменных не так много чтобы в них запутаться. Ведь к учету принимаются только следующие показатели:

• Индивидуальный рабочий год высвобождаемого сотрудника;
• Количество отработанные месяцев и дней с момента реализации права на отпуск в последний раз (М/о);
• Число месяцев в году (12);
• Численность дней отпуска (К/у);
• Количество дней отпуска, подлежащих компенсации (К/о).

(М/о х К/о): 12 = К\у

Пример расчета

Сотрудник был принят в компанию 10.04.2015 года, увольняется 07.11.2019 по собственному желанию. На рабочем месте согласно аттестации, присутствуют вредные условия труда. Таким образом, ежегодно предприятие обязано ему предоставлять 28 дней основного отпуска и 7 дней дополнительного. В 2015 году 10 дней не было реализовано, образовался остаток и за 2017 год протяженностью 7 дней неиспользованного отпуска.

Расчет выглядит следующим образом:

• 2015-2016 (остаток 10)
• 2016-2017
• 2017-2018 (остаток 7)
• 2018-2019

Текущий год: 10.04.2019 – 07.11.2019 = 0 лет, 6 месяцев, 27 дней. Округляем: 7 месяцев.

(7 х 28): 12 = 16,33 (ежегодный отпуск)

(7 х 7): 12 = 4, 08 (дополнительный отпуск)

16,33 + 4,08 =20,41 (округляем до 21 дня)

Остаток за прошлый год: 10+7 = 17

Отпуск за текущий год: 21 день.

Получаем: 17+ 21 = 38 дней.

Итог: компенсация должна быть начислена на 38 дней исходя из среднего заработка за каждый день.

Возможен и второй вариант, если сотруднику увольняется с предоставлением отпуска, к примеру с 08.11.2019. В подобной ситуации, учитываются остатки 17 дней, затем прибавляется полный отпуск в 28 дней, что в общей сумме составит 45 дней. Последним днем отпуска будет 22.12.2019.

Количество дней отпуска подлежащих компенсации будут вычисляться следующим образом:

10.04.2019 – 22.12.2019 = 0 лет, 8 месяцев, 12 дней. Так как остаток месяца менее половины, он исключается, и к учету принимаются полные 8 месяцев, которые по формуле преобразуются в следующее количество дней отпуска, подлежащего компенсации:

(8 х 28): 12 = 18,67 (ежегодный отпуск)

(8 х 7): 12 = 4, 67 (дополнительный отпуск)

18,67 + 4,67 =23,34 (округляем до 24 дней).

Таким образом, работник, пойдет в отпуск на 28 дней, но отпускные будут начислены только на 24 дня, а 17 дней из остатков прошлых годов обязаны компенсировать полностью.

Срок выплаты компенсации

Порядок выплаты расчетных при расторжении трудового сотрудничества регламентируется ст.140 ТК РФ. Так, согласно указанной норме, все финансовые расчеты должны быть произведены с работником в последний рабочий день, коим выступает день увольнения. То есть, если трудящийся по приказу высвобождается 07.11.2020 года, компенсация за все дни неиспользованного отпуска должна быть перечислена на его счет либо же выдана по наличному расчету через кассу в указанную дату.

В силу ст.140 ТК РФ в день увольнения выплачиваются только те суммы, которые не оспариваются сторонами. Если работник считает, что итоговая сумма меньше, он вправе обратиться в суд для решения спорного вопроса в суд в рамках ч.2 ст.392 ТК РФ в течение 12 месяцев со дня произведения выплаты.

В случае если служащий прекращает трудовые правоотношения с использованием отпуска в натуре, перечисления производиться в ином порядке. Так, в рамках ст.136 ТК РФ отпускные выплачиваются за 3 календарных дня до начала отдыха, а расчетные в последний день перед отпуском.

Начисление компенсации за все дни неиспользованного на протяжении трудового пути в компании отпуска подразумевает учет достаточно многих нюансов. Во избежание судебных разбирательств и кадровым работникам, и бухгалтерам следует тщательно анализировать все периоды работы и производить начисления в строгом соответствии с законом во избежание штрафных санкций.