Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в установленном порядке.

Правила заверения

В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия ТК, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:

1. На копии проставляют гриф «Верно».
2. Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
3. Указывают дату заверения.
4. Ставят печать.

Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.

Данный стандарт действует только до 01.07.2018 года, затем он будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.

Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя такая формулировка и не упоминается в вышеуказанных стандартах, но при этом прямого запрета ее использовать нет, хотя если следовать правилам надпись «Верно» будет более правильной.

Как заверить: пошаговая инструкция

Процедура заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. Работник просит предоставить ему надлежащим образом заверенную копию.
2. Изготовление копии. Данный процесс не регламентирован, копию можно сделать и от руки, но в настоящее время в основном используют ксерокопию.
3. На каждом листе ксерокопии проставляют реквизиты заверения.
4. Отметка о том, что в настоящее время работник продолжает трудиться делают на последней странице.

Согласно законодательству копию нужно изготовить и выдать работнику в течение трех рабочих дней.

Кто имеет право заверять копию?

При определении, того, кто может заверить, нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.

Может ли это сделать главный бухгалтер?

Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии ТК, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.

Кто заверяет ТК генерального директора?

Её заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.

Декретнице?

Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.

Примеры заверений в зависимости от цели

Помимо обычных реквизитов заверения иногда требуется на копии поместить дополнительную информацию.

Запись «работает по настоящее время»

Самое часто встречающееся требование — это запись о том, что работник продолжает работать на момент получения копии. Она ставится после реквизитов заверения.

Некоторые кадровики отдельно заверяют ее своей подписью и печатью.

Ксерокопия

В настоящее время ксерокопирование это самый часто используемый метод изготовлений копии. Ее заверение происходит в общем порядке.

Законодательно это не установлено, но ксерокопия делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе

Для загранпаспорта

Копия ТК отсутствует в перечне документов, необходимых для получения загранпаспорта. Если ее все-таки предоставляют, то она заверяется в общем порядке.

Для кредита в банке

Копия ТК для получения кредита заверяется согласно требованиям конкретного банка, как правило, в реквизитах заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает трудовую деятельность.

Для пенсионного фонда

В ПФР копия заверяется в общем порядке. Помимо этого, сейчас работодателям разрешено выдавать оригинал трудовой для предоставления в Пенсионный Фонд.

Срок выдачи

Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.

Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления о ее получении. Последним днем считается третий день.

Сколько действует?

Законодательство не устанавливает срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается тем периодом, который устанавливают органы, в которые этот документ предоставляется. Например, срок действия при предоставлении в соцстрах начинается от 10 дней.

Как заверить, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Если трудовая работника находится у него на руках, но он трудоустроен, то копию ему делает работодатель.

В противном случае способ заверения зависит от требований, которые предъявляются к этому документу. Если нужна нотариальная копия, то ее соответственно заверяет нотариус.

В противном случае работник сам может это сделать. Например, налоговая служба принимает, заверенный таким образом документ, это разрешает статья 93 НК РФ.

Порядок заверения нужно узнавать в каждом конкретном случае.

Законодательная база

• Правила ведения и хранения ТК, изготовления бланков и обеспечение ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает срок выдачи копии ТК.
• Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — содержит рекомендации по проставлению грифа заверения на копиях документов.
• «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) — вступит в силу с 01.07.2017 и заменит собой вышеуказанный документ.
• Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» — определяет, кто имеет право заверять документы.
• НК РФ Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки — определяет, что копии документов может заверять гражданин, если иное не предусмотрено.