Все наемные сотрудники на регулярной основе уходят в отпуск. Право на отдых закреплено законом. Процедура оформления отпускного периода строго регламентирована. Базовым шагом для ухода на отдых является составление заявления. Основные принципы и правила заполнения бланка описаны в статье.
Зачем нужно заявление на ежегодный отпуск
По закону все сотрудники предприятия должны раз в год сходить в оплачиваемый отпуск. Для того чтобы отсутствие служащих не сказалось на производственном процессе заранее составляется график отпусков. Если в компании все отдыхают строго по утвержденному расписанию, то писать заявление на отпуск не обязательно. За несколько дней до начала отдыха издается приказ и выплачиваются отпускные.
Однако необходимость составления заявления есть при ряде обстоятельств:
- График очередных отпусков носит условный характер и на фирме принято уходить в отпуск, уведомив за две недели начальство.
- На отдых идет сотрудник, который устроился на работу после составления графика.
- Человек, подающий прошение, относится к категории граждан, которые имеют право на досрочный выход на отдых.
- Сотрудник просит о переносе отпуска.
- Планируемый отдых связан с рождением ребенка или осуществлением ухода за ним.
Таким образом, заявление подается достаточно часто и важно уметь его грамотно составить. Прошение является официальным документом и может использоваться сторонами при возникновении споров.
Если заявление подает работник, имеющий право на досрочный отпуск, то в обязательном порядке прикладывается документ, подтверждающий данное право. Например, мужчина, у которого родился ребенок, приносит свидетельство о рождении малыша.
Принципы составления
На законодательном уровне единой утвержденной формы отпускного заявления нет, в связи с этим особенно важно придерживаться основных принципов составления документа. К ним можно отнести:
- Краткость формулировок;
- Точность прошения;
- Корректность сведений;
- Грамматическая правильность;
- Указание календарных дней, а не рабочих смен;
- Утвердительная форма.
Заявление может быть, как напечатано, так и написано от руки. Первый вариант предпочтительнее, но второй применяется чаще. Текст фиксируется на обычном листе формата А4. Обязательно наличие поставленной ручкой подписи сотрудника. Предоставление документа начальству возможно как лично, так и по почте письмом. Онлайн это пока делать нельзя, даже при наличии электронной подписи.
Предприятие вправе самостоятельно утвердить определенную форму заявление. Она должна быть зафиксирована во внутренних документах компании. Такое редко практикуется, потому что любое отклонение от шаблона будет являться нарушением, что удлинит и усложнит процесс принятия документа.
Образец заявления
При составлении заявления важно ориентироваться на принятый в компании шаблон. Ниже будет представлен образец заявления. В большинстве случаев бланк содержит следующие разделы:
- Шапка. Указание наименования компании, персональных сведений получателя (непосредственного руководителя) и заявителя.
- Заголовок документа.
- Основной текст. Включает в себя прошение о предоставлении времени отдыха и конкретные даты.
В конце сотрудник должен поставить свою роспись и дату подачи материала. Если документ направляется по почте, то день составления указать нужно, но моментом отсчета времени будет получение письма. Такой вариант допустим, если служащий не находится на работе, например, в отпуске или командировке.
Когда сотрудник просит об отпуске в связи с определенными жизненными обстоятельствами, то есть хочет отдохнуть вне графика, то это также указывается. Ссылка на подтверждающий документ делается ниже. Без него заявление, поданное в организацию, будет недействительным.
Образец заявления об отпуске:
Если речь идет о других видах отдыха или деятельности, помимо очередного оплачиваемого отпуска, то формулировки будут либо несколько изменяться, либо дополняться:
- За свой счет – добавляется фраза «без сохранения заработной платы».
- На учебный – дописывается название ВУЗа, а также номер справки-вызова. Она прикладывается к документу.
- На декретный – в качестве основания пишется – беременность и роды. Дополняется сведениями о справке от гинеколога.
- Прошение о переносе – фиксируется новая желаемая дата и причина. Отметим, что можно и не указывать весомого аргумента, но то тогда работодатель вправе отказать.
На некоторых предприятиях введены дополнительные требования к тексту заявления на очередной отпуск. Например, помимо начальника, принимающего решения о предоставлении отпуска, на бланке должен расписаться локальный руководитель. Без его подписи вышестоящее руководство прошение не рассматривает. Все требования устанавливаемые работодателем не должны нарушать положений Трудового кодекса.
Если человек отработал в компании свыше полугода, то отказ в предоставлении ему отдыха будет неправомерен. Но при условии жесткой производственной необходимости руководство может попросить его о переносе отдыха. При таком раскладе следующий период выбирает служащий, независимо от желаний работодателя.
Как зарегистрировать заявление
Заявление, написанное сотрудником, должно быть завизировано руководством. Есть два варианта. Во-первых, работодатель соглашается предоставить отпуск и ставит свою подпись в конце документа. После этого запускается процесс издания приказа, на основании которого выплачиваются отпускные. Во-вторых, начальство может отказать. Тогда соответствующая отметка делается на бланке, а к нему отдельно прикладывается аргументированный отказ.
Независимо от того, дается ли положительный или отрицательный ответ на прошение, на самом заявлении руководитель ставит отметку. В противном случае сложно будет доказать, что документ был подан начальству.
Таким образом, помимо того, что важно правильно написать заявление, необходимо, чтобы оно было грамотно завизировано и принято для рассмотрения. Если нарушена установленная в компании форма, то служащего попросят переписать бланк.
Правила хранения
Как и все официальные документы, заявления на ежегодный отпуск должны храниться в компании определенный период. Подобные бумаги используются и работодателем, и служащими для отстаивания своей правоты в случае конфликта. Также инспекция труда при проверке в обязательном порядке проверяет сохранность материалов.
Приказ о предоставлении очередного отпуска прикрепляется к личному делу служащего. В отношении заявлений такого обязательства нет, поэтому все регулируется внутренними документами компании. Заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск – одни из самых распространенных материалов в архивах компании.
Заявление на отпуск может потребоваться во многих ситуациях, несмотря на то, что по общему правилу для очередного отпуска это не обязательно. Если речь идет о досрочном прошении отдыха, то необходимо не только указать причину, но и подтвердить ее документально. Установленного образца бланка на законодательном уровне нет, но предприятие вправе установить определенный формат в рамках фирмы, которого необходимо придерживаться. В ряде случаев на заявление работника может быть отказ.
