Одна из гарантий государства по Трудовому кодексу – ежегодный оплачиваемый отпуск. Уйти в него каждый официально трудоустроенный гражданин вправе минимум на 28 дней. Данный период можно взять разово по истечении года работы, а также разбить на несколько частей, при условии, что минимум одна продолжительностью 2 недели.
Помимо оплачиваемого периода сотрудник в ряде обстоятельств может воспользоваться выходными за свой счет. Каждый раз, когда человек оформляет каникулы издается соответствующий приказ. Он утверждается руководством компании независимо от вида отпуска.
Роль приказа
Право на уход в отпуск без сохранения заработной платы закреплено 128 статьей ТК РФ. Для того, чтобы все было оформлено грамотно, служащий подает заявление, на основании которого составляется приказ. Без последнего документа уход будет не законным, поэтому роль приказа более чем значима.
Основаниями для приказа могут выступать следующие документы:
- Свидетельства о наступлении определенных жизненных обстоятельств у работника – рождение ребенка, заключение брака или смерть близкого человека. При данных вариантах допустимо взять до 5 дней за свой счет.
- Справка-вызов на сессию. Отгул предоставляется на весь период обучения.
- Иной документ, дающий право на отгул, не предполагающий оплате. Например, выписка из дела с подтверждением стажа.
В приказе делается ссылка на заявление работника и документ, который он приложил в качестве доказательства, оснований для ухода в отпуск без сохранения заработной платы.
Что касается неоплачиваемого учебного отпуска, то он может быть разной продолжительностью. Например, на подготовку выпускной работы дается 4 месяца, а на прохождение итоговой аттестации – 60 дней. В большинстве случаев при очно-заочной форме учебный период длится месяц.
Рассмотрим некоторые категории сотрудников, которым также должны быть предоставлены дополнительные дни в рамках года, даже если руководство выступает против:
- Участники ВОВ – 35 дней;
- Трудоустроенные пенсионеры по старости – 14 дней;
- Супруг или родитель военнослужащего, погибшего при исполнении обязанностей — 14 дней;
- Работающий совершеннолетний инвалид – 60 дней.
Указанное количество календарных дней является максимально допустимым, но не обязательным. По закону человек может и не пользоваться своим правом на дополнительный неоплачиваемый отгул, либо взять меньший период.
Работодатель принимает решение о назначении на основании заявления на отпуск от сотрудника. При расчете дней руководитель должен учитывать, что в отпуск за свой счет включаются выходные и праздничные дни.
Формы приказа
При каждом виде отпуска оформляется отдельный приказ о предоставлении дней отдыха. Основанием для формирования документа может выступать либо заявление сотрудника, либо график, принятый на предприятии.
Согласно Постановлению государственного комитета статистики от 2004 года допустимо применять как унифицированные формы, так и принятые в компании. Что касается стандартных материалов, то есть две формы:
- Т-6 – для одного сотрудника;
- Т-6а – для группы служащих.
Чаще работодатели прибегают к использованию первого варианта формы, даже если в отгул одновременно уходят несколько человек. Дело в том, что по закону о защите персональных данных нельзя допускать, чтобы сотрудники из одного отдела получали сведения о других.
Если компания применяет собственный шаблон, то руководству штрафы не грозят, но важно чтобы в приказе на отпуск были все пункты и базовые реквизиты. Отметим, что форма должна быть представлена во внутренних документах фирмы. Только в таком случае материал можно использовать, как причину для перечисления денег.
Отличия в оформлении ежегодного отпуска и всех остальных видов основаны на заполнении полей А и Б. Первое предназначено только для очередного оплачиваемого отдыха.
Содержание документа
Каждый приказ об отпуске без содержания должен включать в себя несколько ключевых элементов. Они фиксируются независимо от того, используется ли унифицированный бланк или самостоятельная форма документа. Во-первых, фиксируется порядковый номер и день формирования приказа. Во-вторых, включаются базовые реквизиты:
- Юридическое название компании;
- Персональные сведения о гражданине, уходящем в отпуск;
- Вид отдыха – ежегодный, дополнительный, без оплаты и так далее (допустимо одновременное использование двух и более видов отпусков);
- Срок работы, за который предоставляется отдых;
- Период, когда человек будет находиться в отпуске;
- Подписи сторон.
С большей частью информации вопросов не возникает, главное вписать сведения корректно. Сложности, как правило, связаны с определением рабочего периода. Если речь идет о первом отдыхе, то датой начала будет день трудоустройства, а конца – последний перед отдыхом. Далее отсчет начинается с первого дня выхода на службу.
При заполнении документа важно правильно указывать все сведения, ошибки и исправления недопустимы. После указания рабочего периода идет блок, который также вызывает много вопросов, это два блока зашифрованные буквами А и Б, обозначающие тип отпуска:
- А – ежегодный оплачиваемый отдых;
- Б – предоставление отпуска иных видов – дополнительный за особые условия труда, учебный, по уходу за ребенком и без оплаты труда.
Что касается правил заполнения, то все зависит от типа отдыха, в который уходит человек. Например, при ежегодном оплачиваемом фиксируется информация только в графе А. Если к нему добавляется какой-то другой, то также заполняется и графа Б. А вот при предоставлении отпуска без оплаты – вторая часть.
К наиболее распространенным ошибкам в оформлении приказа можно отнести:
- Неверная формулировка основания отпуска. Недопустимо применение таких фраз, как «без содержания» или «за свой счет».
- Ошибки в наименовании документа или персональных сведениях сотрудника.
Если нет весомых оснований для назначения отдыха, то уйти в отпуск можно только с согласия руководства.
Если сотрудник отказывается ставить подпись – согласие с приказом, то работодатель составляет соответствующий акт. При наличии данного приложения документ будет считаться действительным даже без подписи служащего.
Образец заполнения бланка приказа
Рассмотрим пример заполнения приказа на отпуск без оплаты стандартного образца – форма Т-6:
- Наименование компании – ООО «Ромашка».
- Название документа – приказ о предоставлении отпуска работнику.
- Табельный номер — 0011.
- ФИО сотрудника, уходящего в отпуск – Иванов Иван Иванович.
- Рабочий период – с 1 февраля 2019 по 31 июля 2019
- Блок Б – без сохранения заработной платы на 10 дней с 1 августа 2019 по 10 августа 2020 года.
- Руководитель организации – директор Петров П.П.
- С приказом ознакомлен – Иванов И.И.
Так будет выглядеть стандартизированный вариант:
Приказ подписывается руководителем предприятия или иным уполномоченным сотрудником. В обязательном порядке ставится подпись сотрудника. В случае его отказа от ознакомления руководство составляет соответствующий акт.
При отправке в отпуск сотрудников, работающих дистанционно, также необходимо ознакомление с документом. Сделать это можно посредством электронной подписи.
Регистрация и хранение
В соответствии с приказом Министерства Культуры РФ срок хранения официальной документации составляет 5 лет. Однако в отношении приказов действуют несколько иные правила. Данные документы должны находиться в архиве не менее 75 лет. Указание распространяется на следующие виды:
- Отдых служащих, занятых на вредных и опасных производствах;
- Отпуск по уходу за малышом, а также без сохранения зарплаты.
Как отмечалось выше, документация храниться в архиве. В случае ликвидации компании материалы передаются фирме приемнику, поэтому сотрудники смогут найти оригиналы бумаг при необходимости.
У всех трудоустроенных граждан есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск, но в ряде ситуаций его оказывается недостаточно, поэтому люди берут дополнительное время отдыха – неоплачиваемый отпуск. Все отпуска, независимо от вида, оформляются по единой схеме.
Сначала пишет заявление сотрудник, затем руководство издает приказ. Допустимо использование как унифицированной формы документа, утвержденной Министерством статистики, так и бланка принятого в компании. Главное, чтобы в приказе содержались базовые рекизиты, и информация была корректной.
